【 摘 要 】 闡述了企業(yè)在信息化建設(shè)是提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段 ； 信息化提高了企業(yè)的工作效率和管理水平；我院在信息化建設(shè)的中的體會(huì)。
【 關(guān)鍵詞 】 信息化系統(tǒng)建設(shè)；企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力； 工作效率和管理水平；信息化建設(shè)的體會(huì)。
【Abstract】
【key words】 information – based systems construction; Enterprise's core competitiveness；Work efficiency and management standards；experiences in their enterprise information-based systems construction
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)育，互聯(lián)網(wǎng)、通訊技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)硬件和工程設(shè)計(jì)軟件得到廣泛普及應(yīng)用并時(shí)刻升級(jí)換版。局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)內(nèi)的協(xié)同設(shè)計(jì)技術(shù)成功用于設(shè)計(jì)單位的生產(chǎn)和管理，工作條件已得到日新月異的改善。但長(zhǎng)期困擾業(yè)界管理者的問題卻一直沒改變，在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，沒有核心競(jìng)爭(zhēng)力就面臨處處被動(dòng)的局面。怎樣才能提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力？
企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力就是自己獨(dú)有的、他人不易仿效的、有明顯效果和優(yōu)勢(shì)的能力。設(shè)計(jì)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力可分為三個(gè)方面：市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)和服務(wù)能力、生產(chǎn)技術(shù)和質(zhì)量保證能力、企業(yè)管理和發(fā)展能力。市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)和服務(wù)能力是最容易被仿效的，所以很難形成或保持明顯優(yōu)勢(shì)。生產(chǎn)技術(shù)和質(zhì)量保證能力，首先需要擁有數(shù)量足夠、且具備較高素質(zhì)的研發(fā)人才資源，加上長(zhǎng)期持久的大量研發(fā)資金投入，研發(fā)成果快速轉(zhuǎn)換形成生產(chǎn)力，并申請(qǐng)專利、對(duì)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)予以保護(hù)。就在技術(shù)和質(zhì)量上能不能形成核心競(jìng)爭(zhēng)力，很多中小設(shè)計(jì)單位目前已經(jīng)不具備競(jìng)爭(zhēng)能力。而企業(yè)管理和發(fā)展能力，首先要求企業(yè)管理者遵循科學(xué)發(fā)展觀，順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律，結(jié)合本單位內(nèi)部的實(shí)際情況、本地區(qū)的外部環(huán)境，采用計(jì)算機(jī)信息化管理技術(shù)，建立本單位的管理體系和確立本單位的發(fā)展戰(zhàn)略。在企業(yè)管理和發(fā)展能力上形成核心競(jìng)爭(zhēng)力，信息化建設(shè)是提升設(shè)計(jì)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力極為重要的手段之一。
云南省設(shè)計(jì)院 成立于 1952 年，現(xiàn)有 30 多個(gè)專業(yè)的 在職員工 600 余人。是長(zhǎng)期從事民用建筑、勘察測(cè)量、城市規(guī)劃、市政工程、輕工工業(yè)、建材工業(yè)設(shè)計(jì)和工程咨詢、工程監(jiān)理、工程施工等業(yè)務(wù)的綜合性設(shè)計(jì)院。 1997 年取得 ISO9000 質(zhì)量體系認(rèn)證。
自 2002 年起，我院實(shí)行“專業(yè)化、特色化”的項(xiàng)目管理（矩陣式管理），同年委托北京理正軟件設(shè)計(jì)研究院開發(fā)管理信息系統(tǒng)， 2003 年開始在實(shí)際管理中應(yīng)用。經(jīng)過幾年的不斷改進(jìn)和擴(kuò)充，我院已基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，企業(yè)的管理水平和員工素質(zhì)都達(dá)到新的高度，管理信息系統(tǒng)已成為我院強(qiáng)化管理的重要手段。
一、信息化建設(shè)想解決的問題
我院對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和要求是逐步提高的。
2002 年我院開始實(shí)行項(xiàng)目管理并建立起與之適應(yīng)的管理制度，但沒有有效的手段制度很難貫徹執(zhí)行。 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)外承接項(xiàng)目，需要及時(shí)獲得市場(chǎng)信息、項(xiàng)目運(yùn)行信息；市場(chǎng)化運(yùn)作下，如何保證設(shè)計(jì)質(zhì)量、滿足業(yè)主要求、維護(hù)我院的信譽(yù)？這些都給管理帶來很大難度和挑戰(zhàn)。因此，我院的信息化最初提出了兩個(gè)目標(biāo)：
一是信息資源共享，要求收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和調(diào)用的信息準(zhǔn)確、唯一；二是管理過程受控，通過對(duì)管理控制點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置、管理環(huán)節(jié)的流程設(shè)置，使管理有序。
我們 這些要求都是單向性的。等一開始上質(zhì)量管理系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)，它不僅需要質(zhì)量信息，還需要很多其他信息，如人員信息、項(xiàng)目信息，收集這些信息超越了質(zhì)量管理部門的職責(zé)范圍，需要其他部門配合，于是又把經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、情報(bào)、資料、財(cái)務(wù)部門等及相應(yīng)的管理內(nèi)容陸續(xù)包括進(jìn)來。我們的需求也在不斷進(jìn)步，最終明確了四項(xiàng)目標(biāo)：
1 、實(shí)現(xiàn)管理部門的無紙化辦公，轉(zhuǎn)換管理方式，完成全院的初步信息化過程。
2 、實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的及時(shí)收集、分類管理、有序傳遞、充分共享與利用；重點(diǎn)滿足領(lǐng)導(dǎo)的查詢統(tǒng)計(jì)需要，提高決策分析能力。
3 、貫徹 ISO9000 質(zhì)量管理體系要求，規(guī)范設(shè)計(jì)管理，提高質(zhì)量管理的效率。
4 、逐步完善精細(xì)化的 產(chǎn)值管理系統(tǒng)，一要解決內(nèi)部產(chǎn)值分配、核算， 增加管理的透明度；二要積累經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，使承接項(xiàng)目時(shí)心中有數(shù)。
二、信息化提升了我院的工作效率和管理水平
幾年來，我院的信息化建設(shè)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步， 提升了全院的工作效率和管理水平， 一步步實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)。我院 對(duì)管理信息系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果感到很滿意，主要收獲是：
1 、實(shí)現(xiàn)了手工到信息化管理的轉(zhuǎn)變，提高了 管理 效率
我院先后建設(shè)了辦公管理、設(shè)計(jì)管理、項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理、合同管理、產(chǎn)值管理、技術(shù)質(zhì)量管理、圖檔管理、知識(shí)管理、即時(shí)消息等系統(tǒng)，經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)管理和質(zhì)量管理三大塊達(dá)到“無紙化辦公”。全部項(xiàng)目、合同，從開始 登記就被納入系統(tǒng)，全程監(jiān)控。到 2007 年 4 月，已有 1558 個(gè)項(xiàng)目、 901 份合同、 1867 張產(chǎn)值分配單、 16000 多條質(zhì)量表單 在系統(tǒng)中管理。
過去院長(zhǎng)出差在外，想了解情況只能靠電話，需要簽字只能回去再說。現(xiàn)在通過 遠(yuǎn)程登錄系統(tǒng)， 院長(zhǎng) 能隨時(shí)知道簽了多少合同、收了多少錢，哪個(gè)項(xiàng)目會(huì)超期，還能及時(shí)簽批合同。
過去 手工填寫 ISO 表單，流轉(zhuǎn)很困難，需要樓上樓下到處找人填表，剛填完一批表單又來一批，好象永遠(yuǎn)都辦不完。現(xiàn)在每天打開電腦，需要自己處理的業(yè)務(wù)已經(jīng)排隊(duì)等候、提醒，處理完后提交到下一環(huán)節(jié)，減少了找人簽字的麻煩，也不會(huì)遺漏。
2 、信息的收集、管理和利用顯著提高
使用管理信息系統(tǒng)，我院的 信息收集、管理和利用發(fā)生了根本改變：
一是信息量大。 經(jīng)營(yíng)和 項(xiàng)目的全部信息，從 合同登記、變更、收費(fèi)，到項(xiàng)目登記、策劃、安排參與部門、專業(yè)、人員，項(xiàng)目階段計(jì)劃時(shí)間、完成情況等，都在系統(tǒng)內(nèi)管理。
二是信息準(zhǔn)確、及時(shí)，是“ 單通道 ”。 信息都是實(shí)時(shí)采集、實(shí)時(shí)入庫(kù)； 入口唯一， 不在系統(tǒng)中登記項(xiàng)目信息就不能往下進(jìn)行；這就保證了 項(xiàng)目信息的唯一性，各模塊可以自動(dòng)繼承。
三是信息價(jià)值高。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查看各項(xiàng)目信息、人員安排、產(chǎn)值分配及收支情況等，跟蹤項(xiàng)目運(yùn)行情況；領(lǐng)導(dǎo)需要的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確詳實(shí)。設(shè)計(jì)人員也很清楚自己承擔(dān)的項(xiàng)目、角色及分配情況； 每天打開電腦，就能接到需要處理哪些表單、項(xiàng)目快要到期的提醒。
3 、有力地推動(dòng)了質(zhì)量貫標(biāo)，使我院管理更加規(guī)范
我院按照 ISO 質(zhì)量體系要求，將質(zhì)量管理活動(dòng)納入系統(tǒng)，所有的質(zhì)量表單（作業(yè)文件）都要求在系統(tǒng)中及時(shí)填寫、審批流轉(zhuǎn)、保存，嚴(yán)格了設(shè)計(jì) 質(zhì)量 管理， 實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量貫標(biāo)電子化， 有效消除了貫標(biāo)和實(shí)際管理“兩張皮”的現(xiàn)象， 外審時(shí)審核中心對(duì)此評(píng)價(jià)很高。
采用系統(tǒng)后，通過三級(jí)校審的設(shè)計(jì)圖紙（電子文件）與質(zhì)量表單同時(shí)傳送檔案室，先驗(yàn)收歸檔再出圖，設(shè)計(jì)人員不能隨意修改底圖，確保歸檔的底圖和交給業(yè)主的藍(lán)圖一致。
4 、實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化的產(chǎn)值管理
我院逐步完善了項(xiàng)目核算方法，產(chǎn)值核算到個(gè)人。 原來產(chǎn)值管理數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，透明度低，出錯(cuò)無法避免，一個(gè)數(shù)字調(diào)整后，所有分配產(chǎn)值都要重新計(jì)算，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
產(chǎn)值管理 系統(tǒng)運(yùn)行后， 產(chǎn)值分配、核算 全部 在系統(tǒng)中完成，做到了 準(zhǔn)確、及時(shí)。任何項(xiàng)目的產(chǎn)值，依據(jù)定額馬上就能分到各個(gè)專業(yè)，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的特征值，還可做一定幅度的調(diào)整，然后產(chǎn)值就劃分到個(gè)人帳戶中，個(gè)人支出也顯示在帳戶中，管理 透明度很高。通過系統(tǒng)自動(dòng)處理， 全院七年的產(chǎn)值，一名專職人員不到 10 天全部分完。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)掌握分配情況。項(xiàng)目經(jīng)理運(yùn)用“標(biāo)準(zhǔn)定額產(chǎn)值查詢”功能，根據(jù)工程所在地、單方造價(jià)、建筑面積等信息，很容易算出最低產(chǎn)值，項(xiàng)目談判時(shí)胸有成竹。
三、信息化建設(shè)的體會(huì)
我院在推行管理信息系統(tǒng)中我們克服了各種阻力，始終堅(jiān)定不移，應(yīng)用成果的取得確實(shí)來之不易。實(shí)踐中，我們有一些切身體會(huì)：
1 、選擇合適的合作伙伴
我院有自己特殊的管理方式 ，如果硬按照某家軟件公司的“標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)”去套，肯定沒辦法用。信息化建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)期過程，需要軟件公司提供穩(wěn)定服務(wù)，幫助我們提高，與我們共同進(jìn)步。我院需要一個(gè)統(tǒng)一的軟件 平臺(tái)，不會(huì)在不同的系統(tǒng)間 反復(fù)切換， 讓 使用人員感到最簡(jiǎn)單方便。基于這三條，我院 最終選擇了理正公司做合作伙伴。在五年的合作中，雙方配合得非常好，他們的服務(wù)周到、及時(shí)，讓我們很滿意。這也是信息化成功的重要因素。
2 、選準(zhǔn)突破口，步步深入有實(shí)效
我院結(jié)合自己的情況，選擇從 ISO 質(zhì)量管理系統(tǒng)入手，一是希望借助計(jì)算機(jī)手段規(guī)范設(shè)計(jì)質(zhì)量管理；二是全院設(shè)計(jì)人員已經(jīng)適應(yīng)了 ISO 的基本流程和操作方法，基礎(chǔ)條件較好；三是理正提供的系統(tǒng)比較成熟，能根據(jù)需要靈活調(diào)整表單格式、流程。由于切入點(diǎn)選得好，收到實(shí)效，并由此深化了全院的認(rèn)識(shí)，逐步擴(kuò)大了需求和應(yīng)用。
3 、管理要先行，需求要明確
實(shí)現(xiàn)全方位的企業(yè)信息化管理，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，是我院信息化的根本目的，搞信息化管理要先行。我們做到了兩點(diǎn)：首先建立起符合本院實(shí)際、科學(xué)合理的管理制度，使信息化管理有章可循；其次領(lǐng)導(dǎo)層有 全局的思考和策劃，把管理的核心、并且能在計(jì)算機(jī)上實(shí)施的部分提煉出來，定出切實(shí)可行的需求。在需求分析中，理正公司也給了我們很多建議。
4 、領(lǐng)導(dǎo)親自抓，強(qiáng)制推行
信息化建設(shè)必須由 院領(lǐng)導(dǎo)，而且是主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、親自參與， 否則投入再大，做得再好，也有可能失敗。因?yàn)?院長(zhǎng)想了解哪些信息，管到什么程度，具體部門并不清楚。如果院長(zhǎng)沒這個(gè)意識(shí)，不去思考，開發(fā)的系統(tǒng)就不會(huì)符合院長(zhǎng)的需要，就很難用。
人們往往會(huì)本能地拒絕使用自己不熟悉的東西，信息化管理也會(huì)遇到阻力。我院領(lǐng)導(dǎo)班子的態(tài)度非常堅(jiān)決，采 用了強(qiáng)硬的手段推行。如 強(qiáng) 制 規(guī)定，表單必須在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，不準(zhǔn)手簽，最后一關(guān)必須流轉(zhuǎn)到院長(zhǎng)簽字；還設(shè)專人檢查表單完成情況，超期的一律受罰。
5 、加強(qiáng)培訓(xùn)，幫助盡快適應(yīng)
信息化管理是管理的一次飛躍，每個(gè)員工都面臨傳統(tǒng)工作習(xí)慣改變的挑戰(zhàn)。為幫助大家盡快接受、掌握管理信息系統(tǒng)直到熟練應(yīng)用，院里組織了各種各樣的培訓(xùn)，曾把項(xiàng)目經(jīng)理召集起來，手把手地教如何處理表單，邊學(xué)邊完成業(yè)務(wù)處理。經(jīng)過一段時(shí)間，終于在全院推開。
作者簡(jiǎn)介：
李光熙 現(xiàn)云南省設(shè)計(jì)院院長(zhǎng)，技術(shù)職稱：高級(jí)工程師
從事信息化建設(shè)工作 | 
